Tu mayor competidor es lo que quieres llegar a ser.

Jim Taylor

Cuando se comienza un negocio, ¿se debe primero crear una página web o abrir cuentas en las redes sociales como Facebook?  Aunque las dos son importantes, empiece por lo básico que es crear la página web.  Más aconsejable aún, que esta página tenga su propio dominio a través de Godaddy, register.com, network solutions, ipage, HostGator u otro de su preferencia.  Vaya pensando en un nombre para su dirección electrónica que se posicione en la mente del consumidor y esté bien relacionado con lo que produce u ofrece en su negocio.  Le sugiero  que no utilice un dominio gratis porque está a la merced de las decisiones de esa compañía (que le ofreció ese sitio web sin costo) y un buen día podría desaparecer de la Internet sin avisarle.  En cuanto al diseño, recomiendo por ejemplo WordPress porque es sencillo de administrar y tiene una amplia gama de diseños.  WordPress integra el blog al sitio web.  Con los blogs, usted aporta sus conocimientos a los clientes y fomenta que ellos sigan visitando su página web.

Por un lado, el sitio web tiene beneficios para su negocio y no es costoso.  Véalo como una inversión.  Ofrece información grabada en la web de mucha relevancia sobre su empresa y formas de comunicarse con usted.   Como es una página de su propiedad, usted puede controlar la información y presentación en esta.  Además, sus clientes tienen las 24 horas del día en todos los países del mundo para consultar información sobre su empresa y dependiendo de cómo usted utilice el “marketing online”, puede ganar más clientes por medio de estas páginas.   Por si no fuera poco, con su página web puede competir libremente con cualquier empresa hasta con una empresa grande.  Es bien importante tener un sitio web y dar mantenimiento a esa página porque el negocio proyecta una imagen formal.   Una empresa sin una página web no es vista con profesionalismo o credibilidad, así opere desde su hogar o que lleve mucho o poco tiempo en el mercado.

En Nilda Asistente Virtual creamos, desarrollamos y brindamos mantenimiento a las páginas web para que sean atractivas y se adapten a los estilos de los negocios.  Que sirvan de puente para las redes sociales y que puedan ser leídas no solo en los ordenadores sino en los teléfonos inteligentes y “tablets”.

Por otro lado, hay que destacar que las redes sociales y el “Search Engine Optimization” tienen un rol valioso en los los sitios web.  Por ejemplo, las redes sociales le ayudan a divulgar la información de su sitio web (y blogs).  Recuerde que el éxito de su empresa está en sus manos y la página web es la primera herramienta para tener presencia en la Internet y por ende del “marketing online” (marketing digital).

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 Fuente:

La página web sigue siendo la herramienta número uno de marketing online 

Las palabras vuelan, lo escrito permanece. 

(Cita tomada del discurso de Cayo Tito).

¿Las transcripciones de audio (como grabaciones digitales) a texto dejarán de existir algún día?  No creo.  El trabajo de transcribir nunca desaparecerá porque, por ejemplo, es más rápido buscar por escrito las expresiones de una persona que escuchar toda una grabación para saber qué manifestó esa misma persona.  También, la información contenida en las transcripciones se puede usar, analizar, almacenar, distribuir y reproducir de forma simple y asequible.

Abundando en ello, puede solicitar una transcripción “ad verbatim” o literal (palabra por palabra) y una transcripción general o resumida (que omite muletillas, sonidos y frases repetidas) de las vistas en los tribunales, programas en los medios de comunicación, entrevistas, conferencias, encuestas, dictados y otras actividades.

Obviamente, el que hace transcripciones debería tener unas cualidades particulares como ser receptivo (saber escuchar bien), organizado, disciplinado, rápido y diestro en el teclado.  Además, tiene que dominar bien la comunicación escrita, ser responsable y eficiente para cumplir con las fechas de entrega de estos documentos.  De otra parte, debe poseer un equipo que agilice su desempeño como el software, el pedal (“transcription foot pedal” o “USB digital foot control”), los auriculares de buena calidad y por supuesto, la computadora y la Internet.

Afortunadamente, en esta era de la información, de cambios y avances en la tecnología, el proceso de la transcripción evolucionó para ser más sencillo.  Inclusive, se consiguen programas gratuitos que pueden descargarse de la Internet.  Estos permiten lentificar o acelerar la velocidad de la grabación, mejorar el sonido, adelantar o atrasar la duración de la grabación y aumentar o disminuir el volumen.  Algunos de estos programas son:   Express Scribe, f4 y FTR Player.  Hay transcriptores que prefieren utilizar un software, como Dragon Naturally Speaking, para dictar lo que escuchan de la grabación y este programa lo transcribe.  Sin embargo, no hay programas perfectos y tampoco reconocen automáticamente varias voces para transcribirlas a un mismo texto.  Por lo tanto, los  profesionales independientes y empresarios necesitan un transcriptor experto en esa materia.  Entonces, ¿en quién confiar para un trabajo profesional de esta magnitud?

Nilda Asistente Virtual ofrece un servicio de transcripción veraz y preciso.  Delegue estos trabajos en nosotros, mientras usted se enfoca en otras áreas importantes de su negocio.  Con nuestras transcripciones, las palabras permanecen y no se archivaran en el olvido.

 

 

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El derecho y el deber son como las palmeras: no dan frutos si no crecen uno al lado del otro.

(Félecité de Lamennais)

Si para resolver una ecuación matemática hay que seguir unos pasos, asimismo sucede en la gestoría inmobiliaria de Puerto Rico.  Si piensa crear un nuevo negocio o renovar sus permisos, certificados o licencias,  delegue en un gestor para que usted dedique tiempo en los asuntos de prioridad de su empresa.  Recuerde que ciertos documentos son requeridos por ley y de no cumplirse con estos deberes, usted estará sujeto a multas o penalidades y no gozará de sus derechos.  Además, ciertos documentos se consiguen a través de otros documentos básicos.  No he conocido un profesional (ingeniero, abogado, agente de bienes raíces, contable u otro) que me haya expresado que disfruta visitar varias veces o esperar su turno en una oficina de permisos para que atiendan el caso de su negocio o el de un particular.  Estos  procesos consumen tiempo y “la espera desespera”.  Para ello, el gestor se encarga de tener la perseverancia y la paciencia de darle seguimiento a sus documentos.

Como “el tiempo es oro”, el gestor debe conocer bien sus pasos y tener rumbo fijo.  Esto es, tener  a mano direcciones virtuales porque hay que llenar documentos por la Internet y saber cómo llegar a las oficinas (dirección presencial).  El gestor no debe tratar a todos los negocios por igual.  Por ejemplo, a pesar de ciertos documentos básicos para levantar un negocio, no es lo mismo solicitar los permisos para uso domiciliario (hogar) que un permiso para uso local comercial en la Oficina de Gerencia de Permisos.  También, en esta oficina se diligencian endosos como la Certificación para la Prevención de Incendios, Certificación de Salud Ambiental y el documento ambiental o Certificación de Exclusión Categórica.

Además, otras instituciones importantes con ejemplos de documentos son:  El Departamento de Estado (Registro del Nombre Comercial, Registro de Marcas y Certificado de Incorporación), Registro de la Propiedad (Registro de la Sociedad), oficinas municipales de permisos (permisos para negocios ambulantes y patente municipal), IRS o Servicio de Rentas Internas Federal (seguro social patronal), Departamento de Salud (licencia sanitaria), Departamento de Hacienda (Registro de Comerciantes y Certificación de Exención para la Retención y Planilla Trimestral de Patrono ), Corporación del Fondo del Seguro del Estado (Póliza de Seguro Obrero), Departamento del Trabajo (SINOT).

Para su alivio administrativo, Nilda Asistente Virtual realiza la gestoría inmobiliaria en la zona metropolitana de Puerto Rico en todas sus facetas, tanto virtual (“online”) como presencial.  Nuestra meta en estos menesteres es que los clientes se despreocupen y puedan obtener su documentación diligentemente.

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Fuentes:

Cómo Iniciar, Desarrollar y Administrar un Negocio Pequeño en Puerto Rico, Centro de Negocios y Desarrollo Económico del Recinto Universitario de Mayagüez (UPR), 2013

“Conozca la Gestoría Básica en Bienes Raíces” del Prof. Rafael Flores, Instructor General IG-48.

Mientras mayor es la isla del conocimiento,
más grandes son las riberas del asombro.

Ralph M. Sockman

¿Cómo usted se sentiría si visita a un médico que le dice “soy casi casi médico” (o sea, no tiene título profesional)?  Eso mismo pasaría con otras profesiones y la  asistencia virtual está incluida.  Sin embargo, para convertirse en asistente virtual no es obligatorio obtener un certificado.   Asimismo, no significa que no tendrá clientes.  No obstante, me parece importante analizar previamente sobre diferentes definiciones de qué es un ASISTENTE VIRTUAL:

  •  International Virtual Assistants Association (IVAA):  “Virtual assistants are independent contractors who (from a remote location, usually their home or office) support multiple clients in a variety of industries by providing administrative, creative, and technical services.”
  •  Anastacia Brice, fundadora de AssistU:  “A VA is a small-biz owner who provides administrative and personal support across the board to clients in long-term and collaborative relationships.”
  •  Bárbara Langer, fundadora de Asistencia-Virtual.com:  “Las VA trabajan de manera independiente, llevan adelante su propio negocio on line, y proveen asistencia a clientes de todas partes del mundo, además de capacitarse y actualizarse constantemente”.

Como asistente virtual administrativa, me pareció interesante la página web Executive Assistant to Virtual Assistant, de Sidney Craig-Hart, fundadora.  Ciertamente, me identifico con todas estas definiciones, sobre todo cuando se relacionan con los servicios administrativos.  Pero, mi opinión es que la descripción más completa es la de la IVAA.

Abundando sobre ello, hay que destacar que la certificación de asistencia virtual acuña legitimidad o legalidad, conocimiento virtual, calidad y compromiso en el servicio.  Además, puede mejorar la imagen porque el asistente virtual invirtió dinero, esfuerzo y tiempo para desarrollarse profesionalmente.  De igual importancia, puede incrementar la paga por sus servicios especializados.  Personalmente, añade valor a la autoestima.

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Más aún, las organizaciones que certifican la asistencia virtual examinan los conocimientos, intereses y habilidades de sus estudiantes.  Inclusive, enfatizan en las normas éticas de los asistentes virtuales.  No obstante, una vez obtenida esta certificación, hay que estar educándose continuamente así como las áreas de especialidad.

Basado en mi experiencia personal, la buena noticia para quienes quieren obtener una certificación de asistencia virtual es que se puede conseguir a precios económicos (¡por menos de $100!) y la educación se puede acceder fácilmente.  Yo obtuve mi certificación virtual en Universal Class y me ha beneficiado profesionalmente.

Para mí, el título de asistente virtual es como una llave que abre la puerta del negocio de asistencia en línea (asistencia “online”), ya que certifica las destrezas y la productividad.  Para su beneficio, ofrezco algunos lugares (sin favoritismo, ni orden de preferencia) que certifican esta profesión con el objetivo de que usted indague cuál encaja de acuerdo a su especialidad profesional y economía (como dice un refrán puertorriqueño:  “Hay que estirar los pies hasta donde llegue la sábana”).  Aclaro que a través de mi investigación por la Internet y de testimonios existen buenas referencias de estos.  Veamos:

  • AssistantU - Professional Virtual Assistant (PVA) y Master Virtual Assistant (MVA)

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Si desea ser un asistente virtual certificado, no postergue sus sueños y estudie ahora.  De otra parte, de buscar un asistente virtual, indague sobre sus credenciales y la especialización de sus conocimientos para que realice precisamente el trabajo que usted solicita.

 

El que mucho abarca poco aprieta.  (frase española)

La multitarea (“multitask”) virtual es una tendencia muy mencionada en la era tecnológica.  Surge de la informática, en específico de las computadoras donde se pueden abrir varias pestañas a la vez y trabajar en ellas.  En diversos países se han realizado estudios señalando las limitaciones de este fenómeno.  Por ejemplo, el Dr. Juan Manuel Bulacio, siquiatra especialista en estrés y ansiedad, en la Argentina, sostiene:

Con la superposición de tantos estímulos en permanente exposición, la activación fisiológica del organismo puede llevar al desborde y agotamiento, dando lugar a los fenómenos característicos del estrés.

De acuerdo a mi experiencia administrativa, he trabajado con personas que aparentemente funcionan bien realizando tareas simultáneas y defienden esta tendencia de diversificación de tareas.  Por otro lado, a otras personas no les va bien el “multitasking” y comenten errores o entregan trabajos ineficientes.

Pero, ¿el cliente quiere recibir un trabajo de calidad y excelencia o que el asistente virtual sea “multitasking”?   El cliente desea que le entreguen un trabajo tal como lo pidió preferiblemente con VALOR AÑADIDO  .  Por tal motivo, es importante el proceso de la introspección individual.  Es decir, que cada asistente virtual se autoexamine si existen limitaciones cuando lleva a cabo el “multitasking”.  Insisto en dar prioridad a cómo brindar un servicio de excelencia al nicho que seleccionó.

Debido a que la multitarea virtual puede ser una tentación cuando se quiere acelerar o agilizar los trabajos, recomiendo se maneje bien el tiempo.  ¿Cómo?  Establecer prioridades y objetivos.  Organizar y delegar tareas.  Evitar continuas distracciones que no agreguen valor al trabajo que se realiza como mantenerse en discusiones controversiales en correos electrónicos y redes sociales.  Llevar una agenda profesional y anotar los proyectos o trabajos con fechas límites.  Tratar de terminar primero aquellas tareas que menos disfruta hacerlas, pero que son importantes.

De otra parte, otorgar servicios a una profesión específica tiene sus ventajas.  Mientras más conocimientos especializados y conexiones (“network”) se tienen de una profesión, más adecuado será el servicio.  Por ejemplo, si usted tiene experiencia trabajando como secretario(a) legal o paralegal, puede concentrarse en ofrecer servicios virtuales a los abogados (segmento del mercado).  Lo mismo puede decirse de cualquier otra profesión.  No obstante, a medida que pase el tiempo, puede aprender especializarse más en su área profesional y tomar cursos de otros campos profesionales, si así lo desea.

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When people are inspired they don’t need motivation.

Thomas Leonard

Debido a las nuevas tendencias del siglo XXI (era de la información) y la actual crisis en algunos países, ciertos empresarios o profesionales independientes buscan economizar en su negocio y como resultado, surge un aumento de secretarias o asistentes que trabajan “online” (“freelancers”) desde su propio hogar o “telecommuting” (trabajar desde cualquier lugar conectado al sistema de la oficina).  De acuerdo a los empresarios que reciben servicios de asistencia virtual, ahorran en gastos de nómina propios de un empleado asalariado o permanente, beneficios marginales y otros.  Además, es más posible alcanzar un trabajo eficiente.  Por lo tanto, contratar a un asistente virtual es rentable (=COSTO EFECTIVO).

Para que se obtenga una idea de los campos profesionales donde un asistente virtual puede ofrecer sus servicios, menciono los siguientes:

  • Administrativa (Asistencia Ejecutiva, “Data Entry” y otros)
  •  Publicidad “Copywriter”
  • Computadoras
  • Editorial
  • Consultoría (Financiamiento, Economía, Seguros, etc.)
  • Legal
  • Ventas
  • Marketing, incluyendo a las Redes Sociales (“Social Manager”)
  • Medicina
  • Telecomunicaciones y “Call Center”
  • Transcripción
  • Bienes Raíces

Obviamente, hay más profesiones que dependen de las destrezas, experiencias y habilidades del asistente virtual.  Históricamente, el término ASISTENTE VIRTUAL (“virtual assistant”) surgió en el 1996, en los EE.UU.  Más bien, el Sr. Thomas Leonard (1955-2003) “coach” reconocido internacionalmente, acuñó por primera vez el término de la profesión de asistente virtual en una conversación con la Sra. Anastacia Brice.  Luego, la señora Brice fundó una universidad de asistencia virtual en 1997.   En 1999, se fundó la primera asociación de asistentes virtuales (International Virtual Assistants Association), organización sin fines de lucro.

En Puerto Rico, apenas se conoce bien la profesión de asistencia virtual, si se compara con los EE.UU., Inglaterra, Argentina y otros países.  Desde Puerto Rico, ofrezco estos servicios administrativos intangibles (virtuales) y a distancia.  Aunque no es requerido estar físicamente en una oficina, de necesitarlo, se puede llegar a un acuerdo con el empresario para también brindar este servicio (presencial).

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La imitación es la forma más sincera de la adulación.

Charles Caleb

Etimológicamente,  esta palabra procede del latín “plagium” que significa secuestro.  ¿Qué pueden raptar? Sus palabras, su creatividad, sus imágenes , sus conocimientos y otros documentos.  Esto es un acto llevado a cabo con premeditación o por ignorancia.  Entre las diferentes definiciones de plagiar de la Real Academia Española, se encuentra:  “Copiar en lo sustancial obras ajenas, dándolas como propias”.

Abundando en ello, Nilda Asistente Virtual realiza trabajos auténticos, es decir sin plagios.  De los diferentes plagios que se observan por la Internet, es más fácil detectar el plagio directo que consiste en robar palabra por palabra de un texto ajeno, con el propósito de divulgar que le pertenece y omite a la referencia.  Es como si yo navegara por la Internet,  y en el artículo de Fulano, seleccionara el contenido que me interesa para realizar la operación “copy and paste”.  Luego, lo publico en mi blog como si yo fuera la auténtica autora.

En cambio,  el plagio indirecto cita o interpreta a la referencia, pero de manera imprecisa o distorsionada.  Por ejemplo, que yo encontrara un artículo de Sutano en inglés (u otro idioma).  Después lo traduzco al español, para publicarlo como un artículo creativo de mi autoría.

Además, existe el autoplagio que es publicar el mismo contenido del escrito varias veces con leves modificaciones.  Un ejemplo, que yo publicara un blog en enero de 2014 y en enero del 2015,  lo vuelvo a publicar con ciertos arreglos superficiales.  Tales como cambiarle el título o muy pocos cambios al contenido, con el propósito de que se publique como uno nuevo.

Ciertamente, no todo es blanco y negro.  Imitamos buenos modales, estilos, modas y otros.  Pero es importante ser conscientes de la existencia del plagio.  Se pueden tomar medidas preventivas como el uso de los avisos legales.  Asimismo, ciertos autores de “blogs” recomiendan fijar la autoría con la etiqueta rel=”author”en las publicaciones.  Algunos enlaces donde se detectan plagios en línea son los siguientes:

http://detectordeplagio.com/ 

http://www.plagium.com/

http://copyscape.com/ 

http://www.duplichecker.com/

A fin de cuentas, ser original no cuesta nada.  Nos beneficiamos cuando abrazamos la diversidad de conocimientos y experiencias particulares de cada cual.

Referencias Relevantes:  “Redacción y honestidad académica:  Apuntes sobre PLAGIO”, Dra. Rosa Guzmán Merced  |   “¿Porqué podría Panda penalizar mi web?  ¿Qué criterios utiliza?” recuperado de http://posicionamientoweb.pw/penalizacion-google-panda 

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