Letra muerta es una Ley de Archivos,

sino considera el vínculo entre los usuarios y la información,

que no es otra cosa que el experto, un Archivónomo.

(CCA)

¿Le ha sucedido que se le perdió o dañó el “USB flash drive” o DVD (entre otros) donde se encontraban los documentos que necesita?  ¿O se borraron los documentos que grabó en estos dispositivos?  Pues, esta falla puede ocasionar daños a su salud (intranquilidad y ansiedad porque la memoria humana no es tan vasta), pérdidas económicas (demandas, falta de evidencias, informes, datos históricos y otros) y de tiempo (recuerde que “el tiempo es oro”).   Hay quienes pueden recorrer por los espacios más recónditos de su memoria y recordarlo “todo”.  Sin embargo, con el tiempo, por accidentes o sucesos traumáticos, la información puede desvanecerse y olvidarse.  De aquí surge la importancia de archivar o guardar los documentos como fotos, vídeos, escritos y otros.

Como alternativa en el mundo de hoy, el almacén en la nube o “cloud computing storage” ofrece un servicio de almacenaje virtual, de tal manera que puede accederlo a través de la Internet, desde cualquier dispositivo u ordenador y se guardan en un solo lugar en la red.  Sin embargo, hay quienes todavía utilizan los correos electrónicos para conseguir sus documentos en la nube y la desventaja es que pierden tiempo en obtener la información.  La conveniencia de los programas de almacenaje en la nube es que tienen acceso directo a los documentos, siempre y cuando se organicen adecuadamente.

Nilda Asistente Virtual busca los programas en la nube que más se adapten a las necesidades de los clientes.

sb10069424t-002

Históricamente, el almacén en la nube surgió en los  años 60 y con el tiempo fue evolucionando.  En los años 90, por primera vez se escuchó el término “cloud computing”, acuñado por el profesor Ramnath Chellappa, de la Universidad de Texas.  Durante esta década,  la Marina (“Navy”) utilizaba el IT- 2 para construir una red segura, global y proporcionar conectividad Ethernet a 270,000 usuarios en todo el mundo.  Con el tiempo, el gobierno usaba cada vez más el almacén en la nube y ciertas empresas implementaron este sistema como Intel, Google, Microsoft y Amazon.  Durante el siglo XXI, han surgido más programas en la nube como el Dropbox, fundado por Drew Houston, estudiante de Massachusetts Institute of Technology, en el año 2007.  Este programa brinda servicios de alojamiento para diferentes documentos y surgió por una necesidad (“la necesidad es la madre de los inventos”).  Es que a Drew también se le olvidaba llevar su “pendrive” para terminar los trabajos y enviaba los documentos como anejo por correo electrónico.

No cabe duda que el uso del almacén en la nube va en aumento.  Tiene sus ventajas como los ahorros en costes (costos) de electricidad, muebles, software, hardware, mantenimiento técnico, copias de resguardo  y personal.  Estos programas se actualizan por sí solos.  No obstante, tiene la desventaja de que se depende más de la conexión a la Internet y hay que tomar medidas de seguridad, ya que un “hacker” puede accesar a esta información virtual.  Además, se debe tener en cuenta que, dependiendo del país, no está muy clara la protección legal para el usuario, debido a la procedencia de estos programas.

nube_de_almacenamiento

Los servicios de almacenaje en la nube varían, así como los planes a pagar, la cantidad de almacenamiento y las funciones en los sistemas operativos.  Por ejemplo, un usuario de Linux puede accesar Dropbox, pero no, Google Drive.  Como alternativa, el año pasado, 2013, Pearl Linux desarrolló SyncDrive (equivalente gráfico de Grive).Otros “cloud computing storage” son:  OneDrive (antes SkyDrive), Dropbox, Google Drive, SyncDrive, Box, Sugar Sync, Copy, Space Monkey, Amazon Cloud Drive, Adrive, Memopal, Elephant Drive, OpenDrive, Humyo, Carbonite, Mozy, Spideroak, Evernote, Zyncro, WEtransfer, Ubuntu y Cloud Magic (buscador de archivos).

De todos modos, recomiendo que, aparte de usar archivos en la nube, mantenga copias de resguardo en medios de almacenamiento físico.  Considere que cuando se almacena en la nube, hay que conectarse a la Internet (vital para el asistente virtual).  Si falló la conexión de la Internet, puede continuar la presentación si ya tiene el documento grabado en su computadora y en el “pen drive” (es decir, buscar un plan A, plan B y plan C).

motivacion1

Fuentes:

 A brief history of cloud computing storage

El Nuevo Rey de la Nube

Research and Markets: Global Personal Cloud Market Report 2013 – 2018

 

 

“Lo que tengo, cuando lo doy,

se convierte en lo que soy”.

Autor Desconocido

El “Networking” es una herramienta efectiva en el mundo de hoy, ya que mantiene redes de contactos (colegas, socios, clientes,”coaches”, mentores y otros) que generan confianza para hacer negocios, reclutar, asociarse con otros asistentes virtuales o ampliar la lista de referidos.  Esta red de contactos puede formarse de modo virtual (“online”) o presencial (“offline”).  Si busca adentrarse en el “networking” de los asistentes virtuales, puede empezar en una organización que coordinen encuentros y comunicaciones periódicas entre sus miembros.

En las asociaciones, los asistentes virtuales establecen lazos de unión con actividades enriquecedoras relacionadas a la profesión y cumplen con las normas de la industria.  Los miembros intercambian sus conocimientos y destrezas.  Además, sus miembros pueden obtener beneficios y descuentos en los talleres o cursos; tienen voz y voto al participar en asambleas.  Por ejemplo, la experiencia de haberme asociado a la International Virtual Assistants Association (IVAA) me ayuda profesionalmente.

Por otro lado, los clientes se pueden beneficiar porque pueden acceder y solicitar cotizaciones de servicios.  Recuerde que los asistentes virtuales ofrecen diversos servicios especializados.  Para más detalles, refiérase al artículo de la IVAA titulado “101 Ways To Use a Virtual Assistant”. 

ClickHandler.ashx

Algunas de las siguientes asociaciones no están en orden de prioridad y tampoco tengo favoritismo por estas.  Mi propósito en mencionar estas asociaciones es que pueda encontrar la más afín a sus intereses profesionales y personales:

Ser asistentes virtuales integrados a una asociación (en un ambiente positivo y honesto) promueve la proactividad, la motivación y la receptividad profesional.  Sin embargo, hay más formas de crear redes de contactos como en la participación de redes sociales, eventos profesionales y otros.  Todo esto ayuda al éxito del negocio de asistencia virtual.  En definitiva, hay que desarrollarse en un “networking” favorable que se acerque cada vez más a sus metas profesionales.

business-network-650

Mientras mayor es la isla del conocimiento,
más grandes son las riberas del asombro.

Ralph M. Sockman

¿Cómo usted se sentiría si visita a un médico que le dice “soy casi casi médico” (o sea, no tiene título profesional)?  Eso mismo pasaría con otras profesiones y la  asistencia virtual está incluida.  Sin embargo, para convertirse en asistente virtual no es obligatorio obtener un certificado.   Asimismo, no significa que no tendrá clientes.  No obstante, me parece importante analizar previamente sobre diferentes definiciones de qué es un ASISTENTE VIRTUAL:

  •  International Virtual Assistants Association (IVAA):  “Virtual assistants are independent contractors who (from a remote location, usually their home or office) support multiple clients in a variety of industries by providing administrative, creative, and technical services.”
  •  Anastacia Brice, fundadora de AssistU:  “A VA is a small-biz owner who provides administrative and personal support across the board to clients in long-term and collaborative relationships.”
  •  Bárbara Langer, fundadora de Asistencia-Virtual.com:  “Las VA trabajan de manera independiente, llevan adelante su propio negocio on line, y proveen asistencia a clientes de todas partes del mundo, además de capacitarse y actualizarse constantemente”.

Como asistente virtual administrativa, me pareció interesante la página web Executive Assistant to Virtual Assistant, de Sidney Craig-Hart, fundadora.  Ciertamente, me identifico con todas estas definiciones, sobre todo cuando se relacionan con los servicios administrativos.  Pero, mi opinión es que la descripción más completa es la de la IVAA.

Abundando sobre ello, hay que destacar que la certificación de asistencia virtual acuña legitimidad o legalidad, conocimiento virtual, calidad y compromiso en el servicio.  Además, puede mejorar la imagen porque el asistente virtual invirtió dinero, esfuerzo y tiempo para desarrollarse profesionalmente.  De igual importancia, puede incrementar la paga por sus servicios especializados.  Personalmente, añade valor a la autoestima.

descarga

Más aún, las organizaciones que certifican la asistencia virtual examinan los conocimientos, intereses y habilidades de sus estudiantes.  Inclusive, enfatizan en las normas éticas de los asistentes virtuales.  No obstante, una vez obtenida esta certificación, hay que estar educándose continuamente así como las áreas de especialidad.

Basado en mi experiencia personal, la buena noticia para quienes quieren obtener una certificación de asistencia virtual es que se puede conseguir a precios económicos (¡por menos de $100!) y la educación se puede acceder fácilmente.  Yo obtuve mi certificación virtual en Universal Class y me ha beneficiado profesionalmente.

Para mí, el título de asistente virtual es como una llave que abre la puerta del negocio de asistencia en línea (asistencia “online”), ya que certifica las destrezas y la productividad.  Para su beneficio, ofrezco algunos lugares (sin favoritismo, ni orden de preferencia) que certifican esta profesión con el objetivo de que usted indague cuál encaja de acuerdo a su especialidad profesional y economía (como dice un refrán puertorriqueño:  “Hay que estirar los pies hasta donde llegue la sábana”).  Aclaro que a través de mi investigación por la Internet y de testimonios existen buenas referencias de estos.  Veamos:

  • AssistantU – Professional Virtual Assistant (PVA) y Master Virtual Assistant (MVA)

capacitacion-asistente-virtual_1_612443

Si desea ser un asistente virtual certificado, no postergue sus sueños y estudie ahora.  De otra parte, de buscar un asistente virtual, indague sobre sus credenciales y la especialización de sus conocimientos para que realice precisamente el trabajo que usted solicita.

 

El que mucho abarca poco aprieta.  (frase española)

La multitarea (“multitask”) virtual es una tendencia muy mencionada en la era tecnológica.  Surge de la informática, en específico de las computadoras donde se pueden abrir varias pestañas a la vez y trabajar en ellas.  En diversos países se han realizado estudios señalando las limitaciones de este fenómeno.  Por ejemplo, el Dr. Juan Manuel Bulacio, siquiatra especialista en estrés y ansiedad, en la Argentina, sostiene:

Con la superposición de tantos estímulos en permanente exposición, la activación fisiológica del organismo puede llevar al desborde y agotamiento, dando lugar a los fenómenos característicos del estrés.

De acuerdo a mi experiencia administrativa, he trabajado con personas que aparentemente funcionan bien realizando tareas simultáneas y defienden esta tendencia de diversificación de tareas.  Por otro lado, a otras personas no les va bien el “multitasking” y comenten errores o entregan trabajos ineficientes.

Pero, ¿el cliente quiere recibir un trabajo de calidad y excelencia o que el asistente virtual sea “multitasking”?   El cliente desea que le entreguen un trabajo tal como lo pidió preferiblemente con VALOR AÑADIDO  .  Por tal motivo, es importante el proceso de la introspección individual.  Es decir, que cada asistente virtual se autoexamine si existen limitaciones cuando lleva a cabo el “multitasking”.  Insisto en dar prioridad a cómo brindar un servicio de excelencia al nicho que seleccionó.

Debido a que la multitarea virtual puede ser una tentación cuando se quiere acelerar o agilizar los trabajos, recomiendo se maneje bien el tiempo.  ¿Cómo?  Establecer prioridades y objetivos.  Organizar y delegar tareas.  Evitar continuas distracciones que no agreguen valor al trabajo que se realiza como mantenerse en discusiones controversiales en correos electrónicos y redes sociales.  Llevar una agenda profesional y anotar los proyectos o trabajos con fechas límites.  Tratar de terminar primero aquellas tareas que menos disfruta hacerlas, pero que son importantes.

De otra parte, otorgar servicios a una profesión específica tiene sus ventajas.  Mientras más conocimientos especializados y conexiones (“network”) se tienen de una profesión, más adecuado será el servicio.  Por ejemplo, si usted tiene experiencia trabajando como secretario(a) legal o paralegal, puede concentrarse en ofrecer servicios virtuales a los abogados (segmento del mercado).  Lo mismo puede decirse de cualquier otra profesión.  No obstante, a medida que pase el tiempo, puede aprender especializarse más en su área profesional y tomar cursos de otros campos profesionales, si así lo desea.

mulitask-e1320373076863

When people are inspired they don’t need motivation.

Thomas Leonard

Debido a las nuevas tendencias del siglo XXI (era de la información) y la actual crisis en algunos países, ciertos empresarios o profesionales independientes buscan economizar en su negocio y como resultado, surge un aumento de secretarias o asistentes que trabajan “online” (“freelancers”) desde su propio hogar o “telecommuting” (trabajar desde cualquier lugar conectado al sistema de la oficina).  De acuerdo a los empresarios que reciben servicios de asistencia virtual, ahorran en gastos de nómina propios de un empleado asalariado o permanente, beneficios marginales y otros.  Además, es más posible alcanzar un trabajo eficiente.  Por lo tanto, contratar a un asistente virtual es rentable (=COSTO EFECTIVO).

Para que se obtenga una idea de los campos profesionales donde un asistente virtual puede ofrecer sus servicios, menciono los siguientes:

  • Administrativa (Asistencia Ejecutiva, “Data Entry” y otros)
  •  Publicidad “Copywriter”
  • Computadoras
  • Editorial
  • Consultoría (Financiamiento, Economía, Seguros, etc.)
  • Legal
  • Ventas
  • Marketing, incluyendo a las Redes Sociales (“Social Manager”)
  • Medicina
  • Telecomunicaciones y “Call Center”
  • Transcripción
  • Bienes Raíces

Obviamente, hay más profesiones que dependen de las destrezas, experiencias y habilidades del asistente virtual.  Históricamente, el término ASISTENTE VIRTUAL (“virtual assistant”) surgió en el 1996, en los EE.UU.  Más bien, el Sr. Thomas Leonard (1955-2003) “coach” reconocido internacionalmente, acuñó por primera vez el término de la profesión de asistente virtual en una conversación con la Sra. Anastacia Brice.  Luego, la señora Brice fundó una universidad de asistencia virtual en 1997.   En 1999, se fundó la primera asociación de asistentes virtuales (International Virtual Assistants Association), organización sin fines de lucro.

En Puerto Rico, apenas se conoce bien la profesión de asistencia virtual, si se compara con los EE.UU., Inglaterra, Argentina y otros países.  Desde Puerto Rico, ofrezco estos servicios administrativos intangibles (virtuales) y a distancia.  Aunque no es requerido estar físicamente en una oficina, de necesitarlo, se puede llegar a un acuerdo con el empresario para también brindar este servicio (presencial).

virtual assistant

La imitación es la forma más sincera de la adulación.

Charles Caleb

Etimológicamente,  esta palabra procede del latín “plagium” que significa secuestro.  ¿Qué pueden raptar? Sus palabras, su creatividad, sus imágenes , sus conocimientos y otros documentos.  Esto es un acto llevado a cabo con premeditación o por ignorancia.  Entre las diferentes definiciones de plagiar de la Real Academia Española, se encuentra:  “Copiar en lo sustancial obras ajenas, dándolas como propias”.

Abundando en ello, Nilda Asistente Virtual realiza trabajos auténticos, es decir sin plagios.  De los diferentes plagios que se observan por la Internet, es más fácil detectar el plagio directo que consiste en robar palabra por palabra de un texto ajeno, con el propósito de divulgar que le pertenece y omite a la referencia.  Es como si yo navegara por la Internet,  y en el artículo de Fulano, seleccionara el contenido que me interesa para realizar la operación “copy and paste”.  Luego, lo publico en mi blog como si yo fuera la auténtica autora.

En cambio,  el plagio indirecto cita o interpreta a la referencia, pero de manera imprecisa o distorsionada.  Por ejemplo, que yo encontrara un artículo de Sutano en inglés (u otro idioma).  Después lo traduzco al español, para publicarlo como un artículo creativo de mi autoría.

Además, existe el autoplagio que es publicar el mismo contenido del escrito varias veces con leves modificaciones.  Un ejemplo, que yo publicara un blog en enero de 2014 y en enero del 2015,  lo vuelvo a publicar con ciertos arreglos superficiales.  Tales como cambiarle el título o muy pocos cambios al contenido, con el propósito de que se publique como uno nuevo.

Ciertamente, no todo es blanco y negro.  Imitamos buenos modales, estilos, modas y otros.  Pero es importante ser conscientes de la existencia del plagio.  Se pueden tomar medidas preventivas como el uso de los avisos legales.  Asimismo, ciertos autores de “blogs” recomiendan fijar la autoría con la etiqueta rel=”author”en las publicaciones.  Algunos enlaces donde se detectan plagios en línea son los siguientes:

http://detectordeplagio.com/ 

http://www.plagium.com/

http://copyscape.com/ 

http://www.duplichecker.com/

A fin de cuentas, ser original no cuesta nada.  Nos beneficiamos cuando abrazamos la diversidad de conocimientos y experiencias particulares de cada cual.

Referencias Relevantes:  “Redacción y honestidad académica:  Apuntes sobre PLAGIO”, Dra. Rosa Guzmán Merced  |   “¿Porqué podría Panda penalizar mi web?  ¿Qué criterios utiliza?” recuperado de http://posicionamientoweb.pw/penalizacion-google-panda 

plagio